Ebys (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), Belge Yönetim Sistemleri, kurumsal iletişim sonucu üretilen, kanıt değeri taşıyan, özgün ve forma sahip dokümanların kayıt altına alınması, erişimi, kullanımı ve ayıklanması amacına yönelik birlikte çalışan unsurların bütünü olan sistemlerdir.
Belge yönetim sisteminin tasarımı ve uygulanması, belge yönetim programlarının önemli bir parçasıdır. Belge yönetim sistemlerinin temel fonksiyonları; bilginin üretilmesi, tutulması ve kullanılmasıdır.
Sistemin unsurları, belge yönetim çalışmalarının gerektirdiği kaynakları, sorumlulukları, düzenlemeleri, araç gereçlerin tasarımı ve sürekliliğinin sağlanmasını kapsamaktadır.
Belge yönetim sistemleri, basılı ya da elektronik ortam gözetmeksizin fiziksel bir altyapı gerektirir. Basılı belgeler için depolama araç gereçleri söz konusu iken elektronik belgeler için donanıma gereksinim duyulmaktadır.
Belge yönetim sistemlerinde güvenlik son derece önemlidir. Kurumlarda oluşturulacak olan belge yönetim sistemlerinin politikaları kurumsal gereksinimler ve koşullar göz önünde tutularak belirlenmelidir. Bu politikalar uygulanırken sürekli olarak denetlenmeli ve güncel tutulmalıdır