Page 111 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

Kılavuza Göre Özel ve Gizli Dereceli Belgelerle İlgili
37
İlkeler

 Güvenlik önlemi alınmış cihazlarda hazırlanmalı
 İnternet bağlantısı olmayan cihazlar tercih edilmeli
 Belgenin sayı bölümünde “Z” ibaresi yer almalı

 Belgenin en üst ve en alt orta kenarına kırmızı büyük
harfle gizlilik derecesi yazılmalı

 Paraf ve imza süreci fiziksel ortamda tamamlanmalı
 Belgeler çift zarf ile gönderilmeli
 Belge ve muhataba ait bilgileri içeren iç zarfın üst ve alt
köşesine gizlilik derecesi kırmızı renkli olarak (kaşe veya
ıstampayla) yazılmalı
 Dış zarfta sadece gönderen ve alıcı bilgileri yazılmalı
 Belge, mümkün olduğunca elden teslim edilmeli veya
PTT tercih edilmeli
 İdareye gelen bu gizlilik dereceli belge, yetkilendirilmiş
görevli tarafından teslim alınmalı, zarf açılmadan kayıt
işlemi yapılmalı
 Zarf üzerinde yer alan makam/yetkiliye havale edilmeli
 Belge kilitli dolaplarda veya alanlarda saklanmalı
 Yetkisi olmayanlar belgeye erişememeli

37
Kılavuz, 22.3.Özel ve Gizli Gizlilik Dereceli Belgeler, sayfa 72
TBB | 105