Page 27 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

Zorunlu hâllerde hazırlanan belgenin kayıt numarası,
belge el yazısıyla imzalandıktan sonra EBYS veya kurumsal
belge kayıt sistemi üzerinden alınır.

Olağanüstü durumlarda (gerçekleşmesi hâlinde devleti
veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti
oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım
ve yazılım sorunları gibi haller) belge, fiziksel ortam esaslarına
uygun olarak hazırlanır ve belgeye yetkili birim tarafından
kurumsal belge kayıt sisteminden kayıt numarası alınır.
EBYS’ye erişim sağlandığında belge ve üstveri bilgileri
EBYS’ye kaydedilir.

EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi içerisinde her bir
belgenin hazırlanma sürecine göre kayıt numarasının eşsiz
olması zorunludur. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve
Esaslar Hakkında Yönetmelikte Yer alan EBYS Uygulamalarına
İlişkin Değişiklikler ve Düzenlemeler adıyla yayımlanan tabloda,
9
bu kuralın uygulanabilmesi için EBYS’de yapılacak
değişiklikler belirtilmiştir. Buna göre;
a) EBYS'lerde yapılacak düzenlemeyle belgenin hazırlanma
sürecini ifade eden elektronik ortam için “E”, zorunlu hâller için
“Z” veya olağanüstü durumlar için “O” ibareleri sayı alanının en
başında, DETSİS kodunun önünde yer almalıdır. Bu bölümler
dışında sayı alanında başka bir ifade yer almamalıdır.
b) Belge sayısının eşsizliğinin sağlanabilmesi için her yılın
başında numaratörlerin sıfırlanmaması gerekmektedir.

9
https://www.tccb.gov.tr/assets/dosya/resmiyazisma/ekler/resmi-
yazisma-yonetmeligindeki-degisklikler-ve-ebyslerde-gerekli-
gelistirmeler.pdf (erişim tarihi 23.02.2021)
TBB | 21