Page 28 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

c) Zorunlu hâl kapsamında fiziksel ortamda oluşturulacak
belgeler için sadece belge sayısı alabilmek için gerekli düzenlemeler
EBYS'ler tarafından gerçekleştirilmelidir. Zorunlu hâl kapsamında
fiziksel ortamda oluşturulan belgenin bazı üstveri bilgilerinin
EBYS'ye kaydedilmesiyle belgeye sayı alınabilmesi sağlanmalı ve
böylelikle idare içerisinde tek bir noktadan numara alınması
sağlanmış olacaktır.

Bu açıklamada en dikkat çekici kısım, Belge sayısının
eşsizliğinin sağlanabilmesi için her yılın başında numaratörlerin
sıfırlanmaması gerekmektedir açıklamasıdır. Zira idareler
genellikle her sene başında 1’den başlayarak kayıt numarası
vermektedir. Her yıl binlerce evrak hazırlanan belediyelerde
bu yeni ilkenin sonuçları, birkaç yıl sonra daha açık şekilde
görülecektir.

Hatalı Sayı Örnekleri

1 SAYI: …. Sadece baş harfi büyük olmalı

Bölümler arasına – (kısa çizgi)
2 Sayı: 66003207/770/E. 56734
olmalı; ‘E’ Sayı’dan sonra.
3 Sayı: 66003207-734 Standard dosya planı kodu eksik

4 Sayı: M.06.9.TBB.0.71/685 Haberleşme kodları kaldırıldı

d) Tarih
Tarih, “Sayı” ile aynı satırda ancak yazı alanının en
sağına yazılmaktadır. Bu bölüm gün, ay ve yıl olarak rakamla
yazılmakta, ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak
belirtilmektedir. Gün, ay ve yıl arasına önceki yönetmelikten
farklı olarak sadece nokta (.) işareti konulmaktadır.

22 | TBB