Page 90 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

Yukarıdaki tabloda Dağıtım bölümünde örneğin ‘Tüm
Büyükşehir Belediye Başkanlıklarına’ yazıldıktan sonra
belgenin gönderileceği büyükşehir belediye
başkanlıklarının isimlerinin dağıtım listesinde
belirtilmesi gerektiği açıklanmaktadır. Bu açıklama,
bütün muhatap isimlerini yazmak yerine Tüm
Büyükşehir Belediye Başkanlıklarına ibaresini tercih
etme mantığı ile uyuşmamaktadır.

Bütün muhatapları kapsayacak bir kısaltma kullanımı,
esasen o muhatapları açık olarak yazarken harcanacak
zaman ve emekten tasarruf etmeyi amaçlar. Diğer
yandan örneğimizdeki büyükşehir belediyelerinin sayısı
ve isimleri mevzuatımızla belirlenmiş olduğundan
herkesin malumudur ve açıkça yazılmaması herhangi bir
karışıklığa da sebep olmaz. Öyleyse Dağıtım bölümünde
‘Tüm/Bütün Büyükşehir Belediyelerine’ (veya başka
muhatap grupları) yazan bir belgeye ayrıca Dağıtım
Listesi oluşturulması zorunlu tutulmamalıdır.

Kılavuz’da ayrıca Dağıtım Listesi Hiyerarşisi 25 de
yayımlanmıştır. Hiyerarşi ‘aşama sırası’ 26 olduğuna göre
Listenin de dağıtımdaki aşama sırasını gösterdiği
anlaşılmaktadır. Belediyeler, belgedeki dağıtım bölümünü
hazırlarken veya Dağıtım Listesi oluştururken Kılavuz’daki bu
Liste’den yararlanabilirler.

25
Kılavuz, 16.1.Dağıtım Listesi Hiyerarşisi, Sayfa 59
26
https://sozluk.gov.tr/ (erişim tarihi 05.01.2020)
84 | TBB