Page 88 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

Uygulamada yazının Dağıtım bölümüne ‘Bütün
Belediyeler’, ‘Tüm Büyükşehir Belediyeleri’, ‘Büyükşehir İlçe
Belediyelerine’, ‘Su ve Kanal İdarelerine’ gibi kalıplar
yazılabilmektedir. Özellikle Bakanlık genelgelerinde dağıtım
bölümüne ’81 İl Valiliğine’ dendiği de görülmektedir.

Peki bu şekildeki uygulama doğru mudur? Bu sorunun
cevabı Kılavuz’da Belgeyi, idareleri sınıflandırarak (bakanlıklar,
24
valilikler, üniversiteler, kamu kurum ve kuruluşları ve benzeri)
göndermek gerektiğinde “Dağıtım:” alanına daha önceden
tanımlanan dağıtım planı yazılmalıdır. Oluşturulan dağıtım planı,
EBYS’lerde tanımlanıp kullanıma açılabilmektedir. Dağıtım
planlarının kullanımıyla birlikte muhatap idarelerin tek tek
belirtilmesi sebebiyle üst yazının dağıtım listesinden dolayı
uzamasının, muhataplar arasında bazı idarelerin unutulmasının ve
harcanacak zaman kaybının önüne geçilmiş olacaktır. şeklinde
açıklanmaktadır. Kılavuz, konuya ilişkin tabloyu aşağıdaki
şekilde paylaşmıştır.

24
Kılavuz, 16. Dağıtım, Sayfa 58
82 | TBB