Page 127 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

5- BELGENİN İADE EDİLMESİ

Muhatabı olunmadığı halde idarelere yanlışlıkla bazı
belgeler gelebilmektedir.
Böyle durumlarda idarelerin ne şekilde hareket etmesi
gerektiğine ilişkin Yönetmelik hükümleri, belgenin elektronik
ortamda gönderilmesi ve fiziksel ortamda gönderilmesi
hallerine göre ayrı ayrı açıklanmıştır.

1- Muhatabı olunmayan belgenin elektronik ortamda
gelmesi
İdareye muhatabı olmadığı halde güvenli elektronik imza
ile imzalı bir belgenin elektronik ortamda gelmesi
durumunda;

 Belgenin muhatabı olunmadığı ve gelen belgeyi
tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda
iletilir.

 Belgenin muhatabı açıkça anlaşılıyorsa, belge
muhataba iletilebilir ve gönderene bilgi verilebilir. Bu
durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda
muhafaza edilir.
Yönetmeliğin muhatabı açıkça belli olan belgelerle ilgili

‘muhataba iletilebilir, gönderen idareye bilgi verilebilir’
şeklinde kullandığı ibarelerden, bu yöndeki davranış
tercihinin kendisine hatalı belge gelen idareye ait olduğu
anlaşılmaktadır. Diğer bir değişle idare, muhatabı açıkça
anlaşılan belgeyi dilerse muhatabına gönderebilir veya
muhatap yerine belgeyi gönderen idareye de iade edebilir.

TBB | 121