Page 125 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

Gizlilik dereceli yazılara (zorunlu hallerde hazırlanan
belgeler) ait zarflar, Kitabımızın ilgili bölümünde anlatılan
kendi mevzuatına göre oluşturulacaktır. “Hizmete Özel”
haricindeki gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik
tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır.

İdarelere fiziksel ortamda gelen belgelerin alındığı tarih
ve belgeye ait üst veriler, EBYS veya kurumsal belge kayıt
sistemine kaydedilir.
İdareler fiziksel ortamda gelen belgeler için asgari
bilgileri Yönetmelikte verilen etiket veya kayıt kaşesi
kullanmak durumundadır. Etiket veya kaşe, üst yazının ilk
sayfasının ön veya arka yüzüne basılıp doldurulur.
Birimler de kendilerine fiziksel ortamda gelen belgelerle
ilgili havale, talimat ve benzeri işlemleri kaydetmek üzere kaşe
kullanabilir. Birimler tarafından kullanılacak kaşe örneğine
Yönetmelikte yer verilmemiştir. Kaşede hangi bilgilerin
olacağına birimlerin karar vereceği düzenlenmek suretiyle
idarelere takdir yetkisi verilmiştir.

TBB | 119