Page 13 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

Bu şekilde hazırlanan belgeler, muhatapları ile elektronik
ortamda paylaşılacak, elektronik ortamda saklanacaktır.

2015 tarihli Yönetmelikte olduğu gibi 2020 tarihli
Yönetmelikte de güvenli elektronik imza ile imzalanan
belgelerin, çıktısının alınarak el yazısıyla imzalanmayacağı ve
fiziksel ortamda saklanmayacağı düzenlenmektedir.
4
Bu genel kuralın iki istisnası bulunmaktadır. Buna göre
zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî
yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu
belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına
göre gerçekleştirilir.
Yönetmelik’te zorunlu hal ilgili mevzuattaki özel hükümlere
göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken haller şeklinde
tanımlanmaktadır. Kılavuz ise bu tanımı somutlaştırmış,
aşağıdaki halleri ifade ettiğini belirtmiştir:

Kılavuz’da zorunlu haller;
 - Çok gizli, gizli ve özel nitelikli belgelerin
hazırlanması

 - Kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi
tuttuğu hukuki işlemlerin hazırlanması

Belgelerin fiziksel ortam şartlarına göre hazırlanacağı
diğer hal ise olağanüstü durumlardır. Kılavuz’da bir hâlin
olağanüstü durum sayılabilmesi için hizmeti aksatabilecek ve hak
kaybına yol açabilecek nitelikte olması gerektiği vurgulanmakta
ve bu haller tahdidi olarak sıralanmaktadır.

4
2/2/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Yönetmelik
Madde 26/4 ve 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de
yayımlanan Yönetmelik madde 4/1
TBB | 7