Page 11 - Resmi Yazışma Kuralları (3. Baskı)

dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken
durumlar.

o) Resmî yazışma
İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da
tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik
imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel
ortamda yürüttükleri süreç.
ö) Standart dosya planı
Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan
veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek
konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak
amacıyla geliştirilen ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından
yayımlanan sınıflama şeması.

p) Üstveri
Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve
benzeri tüm bilgiler.

r) Üst yazı
Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmı.
s) Yetkili makam
Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda
yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevliler.

ş) Zaman damgası
Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği,
gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit
edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı
tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman
kaydı.

TBB | 5